Die 5 besten HR-Programme für den deutschen Mittelstand
Digitale Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Bewerbermanagement. Fünf Systeme im Vergleich, mit der entscheidenden Abgrenzung zur Entgeltabrechnung.
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HR-Software wird in Deutschland fast immer aus demselben Anlass gekauft: Die Tabelle reicht nicht mehr. Meist ist der Auslöser ein Streit über Resturlaub, eine verlorene Krankmeldung oder eine Betriebsprüfung, bei der die Arbeitszeitnachweise nicht vollständig waren.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, welches System die meisten Funktionen hat, sondern welches die Zuarbeit von der Personalabteilung zu den Beschäftigten verlagert. Genau darin unterscheiden sich die fünf hier vorgestellten Produkte.
Die Abgrenzung, die alles entscheidet
Eine reine Personalplattform verwaltet Akten, Abwesenheiten, Zeiten und Bewerbungen. Sie rechnet keine Gehälter ab und setzt keine Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren ab.
Wer beides in einem System will, braucht ein Produkt, das ausdrücklich beides enthält. Klären Sie das vor dem ersten Vertriebsgespräch, sonst vergleichen Sie Produkte, die verschiedene Aufgaben lösen.
Platz 1: Personio
Für wachsende Betriebe ab etwa fünfzig Beschäftigten ist Personio das reifste System am deutschsprachigen Markt. Die digitale Personalakte hat ein Rechtekonzept, das Betriebsräte in der Regel mittragen, und die Genehmigungswege bilden auch mehrstufige Strukturen ab.
Aus unserer Prüfung
Digitale Personalakte mit belastbarem Rechtekonzept, Abwesenheiten mit Genehmigungskette, Zeiterfassung und ein Recruiting, das von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag durchläuft, ohne dass Daten neu erfasst werden.
Zwei Punkte, die vor dem Abschluss geklärt gehören. Erstens: Die Lohnabrechnung ist vorbereitend. Personio sammelt die Daten und übergibt sie an DATEV oder einen anderen Abrechner; die SV-Meldungen setzt es nicht ab. Zweitens: Die Einführung dauert nach den Berichten, die uns erreichen, regelmäßig länger als im Angebot veranschlagt.
Der Preis hängt von Kopfzahl und Modulen ab und wird auf Anfrage genannt. Für Betriebe unter zwanzig Personen ist er schwer zu rechtfertigen.
Platz 2: Sage HR
Sage HR ist der modulare Gegenentwurf. Das Grundpaket deckt Abwesenheiten, die digitale Personalakte und die mobile App ab. Alles Weitere kommt einzeln hinzu, und zwar erst, wenn Sie es brauchen.
Aus unserer Prüfung
Modularer Aufbau, bei dem nur genutzte Bausteine bezahlt werden, mit digitaler Personalakte, interaktivem Organigramm und einer App, über die Beschäftigte Anträge selbst stellen. Der Test verlangt keine Zahlungsangaben.
Für Betriebe, die schrittweise digitalisieren und nicht am ersten Tag alles brauchen, ist diese Struktur die ehrlichere. Für Betriebe, die ohnehin das Gesamtpaket wollen, wird sie gegenüber einem Komplettpreis schnell teurer.
Platz 3: Factorial
Factorial bedient den Bereich unterhalb von Personio: Betriebe zwischen etwa zehn und achtzig Beschäftigten, denen die großen Systeme zu teuer sind.
Aus unserer Prüfung
Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Schichtplanung zu einem Preis, der für kleinere Betriebe darstellbar ist. Die Schichtplanung ist enthalten, was für Gastronomie, Pflege und Einzelhandel der entscheidende Punkt sein kann.
Beim deutschen Recht ist Factorial weniger tief als die hiesigen Anbieter. Die DATEV-Anbindung existiert, aber wir konnten nicht klären, ob sie den vollen Umfang der Lohnschnittstelle abdeckt. Betriebe haben uns von Nacharbeit mit der Kanzlei berichtet. Prüfen Sie diesen Punkt vor einer Entscheidung.
Platz 4: Sage HR & Payroll
Wenn die Abgrenzung aus dem Anfang dieses Beitrags für Sie so ausfällt, dass Sie beides brauchen, steht dieses Produkt vorn.
Aus unserer Prüfung
Personalverwaltung und Entgeltabrechnung einschließlich Meldungen in einem System. Für Betriebe, die die Schnittstelle zwischen Personalakte und Abrechnung vermeiden wollen, ist das die konsequentere Lösung als zwei Produkte.
Der Preis folgt derselben Logik wie bei der reinen Abrechnung: Die Tarife enthalten fünf Beschäftigte, weitere werden je Person berechnet. Rechnen Sie auch hier mit Ihrer echten Kopfzahl.
Platz 5: rexx systems
rexx systems steht am anderen Ende des Spektrums: größere Betriebe und öffentliche Arbeitgeber mit formalisierten Auswahlverfahren.
Aus unserer Prüfung
Bewerbermanagement mit mehrstufigen Auswahlverfahren, Gremienbeteiligung und einer Dokumentation, die einer Prüfung standhält. Für öffentliche Arbeitgeber mit formalen Anforderungen gibt es dafür wenige Alternativen.
Der Preis dieser Tiefe ist der Einrichtungsaufwand. Eine Einführung ohne Projektbegleitung ist nicht realistisch, und für Betriebe unter zweihundert Beschäftigten steht der Aufwand meist in keinem Verhältnis.
Der Betriebsrat gehört in die Auswahl
Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig, insbesondere bei allem, was geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Zeiterfassung und Leistungsbeurteilung fallen ohne Weiteres darunter.
Betriebe, die den Betriebsrat erst nach der Kaufentscheidung informieren, verlieren regelmäßig Monate. Betriebe, die ihn in die Auswahl einbeziehen, berichten von einem schnelleren Verfahren, weil die kritischen Fragen dann bei der Anbieterauswahl geklärt werden und nicht danach.
„Wir haben den Betriebsrat von Anfang an in die Auswahl geholt. Das hat vier Wochen gekostet und uns vermutlich ein halbes Jahr erspart.“
Zur Arbeitszeiterfassung
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 besteht eine Aufzeichnungspflicht. Ein novelliertes Arbeitszeitgesetz, das die Einzelheiten regelt, gibt es bis heute nicht.
Anbieter, die ihr Modul deshalb als gesetzeskonform bewerben, beziehen sich auf eine Rechtslage, die in Teilen noch nicht existiert. Wir haben keine solche Aussage als belastbar bewerten können und tragen sie bei keinem Produkt als bestätigt ein. Wählen Sie ein System, das Beginn, Ende und Pausen erfasst, Korrekturen protokolliert und exportierbar ist. Damit sind Sie auf eine Verschärfung vorbereitet.
Die Integration mit der Abrechnung prüfen
Wenn Sie Personalsystem und Abrechnung getrennt betreiben, entscheidet die Schnittstelle über den Nutzen. Eine schlechte Schnittstelle macht aus zwei guten Systemen einen schlechten Ablauf.
- Welche Daten werden übergeben: nur Stammdaten oder auch variable Entgeltbestandteile wie Zuschläge und Überstunden?
- In welcher Richtung läuft die Übergabe? Kommen Änderungen aus der Abrechnung zurück ins Personalsystem?
- Wie oft wird übertragen, und wer stößt die Übertragung an?
- Was passiert bei einem Fehler in der Übergabe? Gibt es ein Protokoll, das jemand liest?
- Wer ist verantwortlich, wenn die Schnittstelle nach einem Update nicht mehr funktioniert?
Die letzte Frage ist unangenehm und wichtig. Bei zwei Anbietern mit einer Schnittstelle dazwischen verweist im Störungsfall gern jeder auf den anderen. Lassen Sie sich die Zuständigkeit schriftlich geben.
Bewerbermanagement und seine rechtlichen Fallstricke
Recruiting-Module sind beliebt und rechtlich anspruchsvoller als die meisten anderen Bereiche einer Personalsoftware.
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden können. Danach ist zu löschen, es sei denn, die Bewerberin hat in eine längere Speicherung eingewilligt.
Ein System, das keine Löschfristen kennt, verursacht damit einen laufenden Verstoß. Prüfen Sie deshalb, ob Fristen hinterlegt werden können und ob die Löschung automatisch erfolgt oder jemand sie auslösen muss.
Wie Sie Angebote vergleichbar machen
HR-Anbieter kalkulieren unterschiedlich, und das macht Angebote schwer vergleichbar. Der eine rechnet pro Person, der nächste pro Modul, der dritte staffelt nach Größenklassen.
Der einzige Weg zu einem belastbaren Vergleich führt über ein eigenes Anforderungsblatt. Schreiben Sie auf, was Sie brauchen, und lassen Sie jeden Anbieter genau darauf ein Angebot machen.
- Zahl der Beschäftigten heute und in drei Jahren.
- Benötigte Funktionen, getrennt nach unverzichtbar und wünschenswert.
- Zahl der Personen mit erweiterten Rechten.
- Gewünschte Schnittstellen, namentlich benannt.
- Erwarteter Aufwand für Einrichtung und Datenübernahme.
Mit diesem Blatt bekommen Sie fünf Angebote, die sich gegenüberstellen lassen. Ohne es bekommen Sie fünf Preise für fünf verschiedene Leistungen.
Die Einführung braucht eine Reihenfolge
Personalsoftware wird selten an einem Tag eingeführt. Sinnvoll ist eine Reihenfolge, die mit dem beginnt, was den größten Nutzen bei geringstem Widerstand bringt.
Beginnen Sie mit den Abwesenheiten. Urlaub und Krankmeldungen betreffen alle, sind unstrittig und erzeugen sofort spürbare Entlastung. Danach folgt die digitale Akte, in die Dokumente nach und nach hineinwandern. Erst dann die Zeiterfassung, die den meisten Erklärungsbedarf und das höchste Mitbestimmungsgewicht hat. Recruiting und Leistungsbeurteilung kommen zuletzt, sofern Sie sie überhaupt brauchen.
Wer umgekehrt vorgeht und mit der Zeiterfassung beginnt, sammelt Widerstand ein, bevor irgendjemand einen Nutzen gesehen hat. Das ist der häufigste Grund, warum Einführungen stecken bleiben.
Was beim Wechsel des Anbieters mit den Daten geschieht
Personaldaten sind die Daten, die Sie am wenigsten verlieren wollen, und gleichzeitig die, nach deren Export am seltensten gefragt wird.
Prüfen Sie vor dem Abschluss, in welcher Form Sie Ihre Daten wiederbekommen, wenn Sie den Anbieter wechseln. Ein Export der Stammdaten als Tabelle genügt nicht. Sie brauchen auch die Dokumente aus den Personalakten, und zwar mit der Zuordnung zur jeweiligen Person.
Regeln Sie außerdem, was nach Vertragsende mit den Daten beim Anbieter geschieht. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO muss dazu eine Aussage treffen: Löschung oder Rückgabe, und innerhalb welcher Frist. Ein Vertrag, der diesen Punkt offenlässt, ist unvollständig.
Die Datenübernahme aus der Tabelle
Der Umzug von einer Tabelle in ein Personalsystem ist einfacher als bei Buchhaltungssoftware, hat aber eine Tücke: Urlaubsansprüche und Resttage.
Der Urlaubsanspruch setzt sich zusammen aus dem gesetzlichen Mindesturlaub, dem vertraglich vereinbarten Mehrurlaub, Resttagen aus dem Vorjahr und gegebenenfalls Ansprüchen aus Schwerbehinderung. Diese Bestandteile werden rechtlich unterschiedlich behandelt, insbesondere beim Verfall.
Ein System, das nur eine Gesamtzahl kennt, verliert diese Unterscheidung. Im Streitfall können Sie dann nicht mehr belegen, welcher Anspruch wann entstanden ist. Prüfen Sie deshalb, ob sich Urlaubsarten getrennt führen lassen.
- Erfassen Sie den Stand zu einem festen Stichtag, am besten zum Jahresbeginn.
- Lassen Sie sich die Stände von den Beschäftigten bestätigen, bevor Sie migrieren.
- Führen Sie Resturlaub aus dem Vorjahr getrennt, damit Verfallsfristen greifen.
- Heben Sie die alte Tabelle als Nachweis auf, mindestens drei Jahre.
Der zweite Punkt erspart die häufigste Auseinandersetzung nach einer Umstellung. Wer den Stand einmal schriftlich bestätigt hat, diskutiert ihn später nicht mehr.
Mobile Nutzung ist kein Zusatz
In Betrieben mit Schichtbetrieb, Außendienst oder Baustellen entscheidet die mobile Nutzung darüber, ob ein System angenommen wird. Wer keinen Schreibtisch hat, füllt kein Formular im Browser aus.
Prüfen Sie deshalb die App mit den Personen, die sie später nutzen sollen, und nicht in der Verwaltung. Die Fragen sind schlicht: Wie viele Schritte braucht ein Urlaubsantrag? Funktioniert die Anmeldung ohne Firmen-E-Mail-Adresse? Sieht man die Abrechnung, ohne sich durch drei Ebenen zu klicken?
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Für arbeits- und datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich an eine Fachanwältin.
Verfasst von
Sarah Untermann
Redakteurin, Schwerpunkt Personal
Sarah Untermann hat Arbeitsrecht studiert und war fünf Jahre in der Personalabteilung eines Zulieferbetriebs mit 340 Mitarbeitenden tätig.