Die Begriffe, die in jeder Softwareauswahl vorkommen

Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihnen und einem Dienstleister, der Daten für Sie verarbeitet.

Sobald ein Softwareanbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, brauchen Sie mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich bleiben Sie, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Der Vertrag regelt Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern und die Löschung nach Vertragsende. Ein fehlender AVV ist ein eigenständiger Verstoß, unabhängig davon, ob ein Schaden eingetreten ist.

Siehe auch:DSGVO,Hosting-Standort

Außenprüfung des Finanzamts, bei der Buchführung und Belege geprüft werden.

Das Finanzamt prüft vor Ort oder per Datenzugriff, ob die Buchführung ordnungsmäßig ist. Für elektronische Systeme gilt das Recht auf Datenzugriff in drei Formen: unmittelbarer Zugriff auf das System, mittelbarer Zugriff über einen Mitarbeitenden des Betriebs und Datenträgerüberlassung. Ihre Software muss einen auswertbaren Datenexport liefern können. Ein Ausdruck genügt nicht.

Siehe auch:GoBD,Verfahrensdokumentation

Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden zum Abschlussstichtag, Teil der doppelten Buchführung.

Bilanzierungspflichtig sind Kaufleute nach § 238 HGB sowie Gewerbetreibende, die die Grenzen des § 141 AO überschreiten. Freiberufler sind unabhängig von der Höhe ihres Gewinns nicht bilanzierungspflichtig. Viele günstige Cloud-Programme können ausschließlich die Einnahmenüberschussrechnung. Wenn Sie bilanzieren müssen, scheidet ein erheblicher Teil des Marktes von vornherein aus.

Siehe auch:EÜR,Kontenrahmen

Direkte Übergabe von Buchungssätzen und Belegbildern an den DATEV-Bestand der Kanzlei.

Zu unterscheiden vom bloßen DATEV-Export. Der Export erzeugt eine Datei, die Sie herunterladen und weitergeben. Die Schnittstelle überträgt Buchungssätze gemeinsam mit den Belegbildern ohne manuellen Zwischenschritt. Für die Kanzlei ist der Unterschied erheblich, weil der Beleg am Buchungssatz hängt. Fragen Sie den Anbieter schriftlich, welche der beiden Varianten er meint und in welcher Fassung der Schnittstellenbeschreibung exportiert wird.

Siehe auch:GoBD,Kontenrahmen

Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung, Grundlage des Meldeverfahrens zur Sozialversicherung.

Die DEÜV regelt, welche Meldungen ein Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger abzugeben hat und in welchem Format. Dazu gehören Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung, Unterbrechungsmeldung und die Meldung bei Änderung des Beitragsgruppenschlüssels. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm. Ein Lohnprogramm ohne DEÜV-Fähigkeit ist in Deutschland nicht einsetzbar.

Siehe auch:SV-Meldung,eAU,Lohnsteueranmeldung

Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union, seit 2018 unmittelbar geltendes Recht.

Regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für die Softwareauswahl sind vor allem die Pflicht zum Auftragsverarbeitungsvertrag, die Informationspflichten nach Art. 13 und die Meldepflicht bei Datenpannen innerhalb von 72 Stunden relevant. Ergänzt wird sie in Deutschland durch das BDSG und für Telemedien durch das TDDDG.

Siehe auch:AVV,Hosting-Standort

Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann.

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland üblicherweise XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.1. Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen einschließlich Kleinunternehmer. Für den Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027, gestaffelt nach Vorjahresumsatz.

Siehe auch:ZUGFeRD,XRechnung,Kleinunternehmerregelung

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abruft.

Seit dem 01.01.2023 legen gesetzlich Versicherte ihrem Arbeitgeber keinen gelben Schein mehr vor. Der Arbeitgeber ruft die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Der Abruf erfolgt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe. Ein Lohnprogramm ohne eAU-Abruf erzwingt einen manuellen Umweg über ein zweites System.

Siehe auch:DEÜV,SV-Meldung

Elektronisches Verfahren der Finanzverwaltung für Steuererklärungen und Anmeldungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnsteueranmeldung und Zusammenfassende Meldung werden ausschließlich elektronisch authentifiziert übermittelt. Eine Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle sendet direkt aus dem Programm, ohne dass Sie sich im ELSTER-Portal anmelden und Werte abtippen. Das spart nicht nur Zeit, es vermeidet auch Übertragungsfehler.

Siehe auch:Umsatzsteuer-Voranmeldung,Lohnsteueranmeldung

Einnahmenüberschussrechnung, die einfache Gewinnermittlung für nicht bilanzierungspflichtige Betriebe.

Der Gewinn ergibt sich aus dem Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben, erfasst nach dem Zu- und Abflussprinzip. Zulässig für Freiberufler unabhängig von der Höhe des Gewinns und für Gewerbetreibende unterhalb der Grenzen des § 141 AO. Übermittelt wird die Anlage EÜR elektronisch mit der Einkommensteuererklärung. Viele günstige Buchhaltungsprogramme können ausschließlich EÜR und keine Bilanz.

Siehe auch:Bilanz,Kleinunternehmerregelung

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher und zum Datenzugriff.

Ein BMF-Schreiben, das die Anforderungen an elektronische Buchführung beschreibt. Praktisch relevant sind drei Punkte: Unveränderbarkeit einmal erfasster Buchungen, Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung und zurück, sowie eine Verfahrensdokumentation Ihrer tatsächlichen Abläufe. Der dritte Punkt bleibt bei Ihnen und kann von keiner Software übernommen werden.

Siehe auch:Verfahrensdokumentation,GoBD-Testat,Betriebsprüfung

Bescheinigung eines Wirtschaftsprüfers über die GoBD-Fähigkeit einer bestimmten Programmversion.

Ein Testat bezieht sich auf eine Version zu einem Zeitpunkt und auf bestimmungsgemäße Nutzung. Es ist keine Zusicherung, dass Ihre Buchführung ordnungsmäßig ist. Wer Belege außerhalb des Systems sammelt oder Buchungen nachträglich in einer Tabelle korrigiert, macht das Testat wertlos. Achten Sie auf Prüfer und Jahr, nicht auf ein Häkchen.

Siehe auch:GoBD,Verfahrensdokumentation

Der Ort, an dem die Server stehen, auf denen Ihre Daten liegen.

Ein Standort in Deutschland oder der Europäischen Union vereinfacht die datenschutzrechtliche Bewertung, beantwortet die Frage aber nicht allein. Ein Anbieter mit Konzernsitz in einem Drittland unterliegt dessen Recht, auch wenn die Server in Frankfurt stehen. Prüfen Sie zusätzlich die Liste der Unterauftragsverarbeiter, dort steht häufig deutlicher, wohin Daten tatsächlich fließen.

Siehe auch:AVV,DSGVO

Befreiung von der Umsatzsteuer für Betriebe unterhalb bestimmter Umsatzgrenzen.

Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 EUR nicht überstieg und im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht übersteigt. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug. Auf der Rechnung ist ein Hinweis auf § 19 UStG erforderlich. Wird die Grenze von 100.000 EUR im laufenden Jahr überschritten, endet die Eigenschaft sofort mit diesem Umsatz.

Siehe auch:Umsatzsteuer-Voranmeldung,EÜR,E-Rechnung

Systematisches Verzeichnis der Konten, in Deutschland überwiegend SKR03 oder SKR04.

SKR03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut und in kleineren Betrieben verbreitet. SKR04 folgt der Bilanzgliederung nach § 266 HGB und wird bei bilanzierenden Betrieben bevorzugt. Ein Wechsel zwischen beiden ist im laufenden Jahr unpraktisch. Beim Softwarewechsel muss der Kontenrahmen in derselben Fassung übernommen werden, sonst stimmen die Vorjahresvergleiche nicht.

Siehe auch:Bilanz,DATEV-Schnittstelle

Anmeldung der einbehaltenen Lohnsteuer beim Betriebsstättenfinanzamt.

Der Arbeitgeber meldet die einbehaltene Lohnsteuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich an, abhängig von der Höhe der abzuführenden Steuer im Vorjahr. Die Übermittlung erfolgt elektronisch über ELSTER, die Frist läuft bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Die Anmeldung ist von der Sozialversicherungsmeldung zu unterscheiden, die an einen anderen Empfänger geht.

Siehe auch:ELSTER,SV-Meldung,DEÜV

Meldung an die Sozialversicherungsträger über Beschäftigungsverhältnisse und Entgelte.

Meldungen nach dem DEÜV-Verfahren gehen an die Einzugsstelle, also die Krankenkasse des Beschäftigten. Dazu kommen der Beitragsnachweis zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats und die Meldungen zur Unfallversicherung. Alle Meldungen werden aus einem systemgeprüften Programm elektronisch übermittelt.

Siehe auch:DEÜV,eAU,Lohnsteueranmeldung

Regelmäßige Anmeldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt, elektronisch über ELSTER.

Der Anmeldungszeitraum ist der Monat oder das Quartal, abhängig von der Steuerschuld des Vorjahres. Die Frist endet am zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums, verlängerbar um einen Monat durch Dauerfristverlängerung gegen Sondervorauszahlung. Die Übermittlung erfolgt authentifiziert über ELSTER. Eine Software mit ELSTER-Schnittstelle sendet direkt und vermeidet das Abtippen der Kennzahlen.

Siehe auch:ELSTER,Kleinunternehmerregelung

Schriftliche Beschreibung Ihrer tatsächlichen Abläufe bei der Belegverarbeitung.

Die Dokumentation beschreibt, wie ein Beleg ins Haus kommt, wer ihn erfasst, wie er abgelegt und wie lange er aufbewahrt wird, und wer welche Änderungen vornehmen darf. Sie ist Ihre Pflicht und nicht die des Softwareanbieters. Vorlagen sind ein Anfang, aber eine Vorlage, die Ihren tatsächlichen Ablauf nicht abbildet, hilft in einer Prüfung nicht.

Siehe auch:GoBD,Betriebsprüfung

Deutscher Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

Eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Ein Mensch kann sie nicht ohne Hilfsprogramm lesen, eine Software dafür umso besser. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung seit 2020 verpflichtend, die Länder haben eigene Regelungen mit abweichenden Terminen. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, braucht diese Fähigkeit zwingend.

Siehe auch:E-Rechnung,ZUGFeRD

Hybrides Rechnungsformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei.

Das PDF bleibt für Menschen lesbar, die eingebettete XML-Datei wird maschinell ausgewertet. Beide Teile müssen inhaltlich übereinstimmen. Erst ab Version 2.1 erfüllt ZUGFeRD die Norm EN 16931 und gilt damit als E-Rechnung. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf die erzeugte Version; ältere Fassungen genügen nicht.

Siehe auch:E-Rechnung,XRechnung