E-Rechnungspflicht: was 2026 für Ihren Betrieb gilt
Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand laufen Übergangsfristen, die vom Vorjahresumsatz abhängen. Was das konkret bedeutet.
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Die Umstellung läuft seit dem 01.01.2025 und viele Betriebe haben den ersten Teil bereits hinter sich, ohne es zu merken. Die Pflicht zum Empfang gilt seit diesem Datum ausnahmslos. Sie gilt auch für den Handwerksbetrieb mit drei Angestellten und für den Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Praktisch heißt das: Ein Lieferant darf Ihnen seit Anfang 2025 eine strukturierte elektronische Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse reicht dafür formal aus. Ob Sie mit der Datei etwas anfangen können, ist eine andere Frage.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Maßgeblich ist § 14 UStG in Verbindung mit der Norm EN 16931: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Ein gescanntes Papierdokument erfüllt das nicht. Eine PDF-Datei aus einem Textprogramm erfüllt das nicht. Beides sind nach der neuen Systematik sonstige Rechnungen.
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei ohne Sichtkomponente | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, seit 2020 dort verpflichtend |
| ZUGFeRD ab Version 2.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei, beide Teile müssen übereinstimmen | Rechnungen zwischen Unternehmen, weil ein Mensch das PDF lesen kann |
Für den Alltag im Mittelstand ist ZUGFeRD in der Regel die pragmatischere Wahl. Der Empfänger sieht ein gewohntes Rechnungsdokument, seine Software liest die eingebetteten Daten aus. Wer an Behörden liefert, braucht zusätzlich XRechnung.
Die Fristen für den Versand
Hier wird gestaffelt, und zwar nach dem Gesamtumsatz des Vorjahres.
| Zeitraum | Wer darf noch anders abrechnen |
|---|---|
| bis 31.12.2026 | alle Unternehmen, mit Zustimmung des Empfängers |
| bis 31.12.2027 | Unternehmen mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 EUR im Jahr 2026 |
| ab 01.01.2028 | niemand mehr, die Pflicht gilt vollständig |
Was das für die Softwareauswahl bedeutet
Empfang und Versand sind zwei verschiedene Funktionen mit zwei verschiedenen Fristen. Prüfen Sie beide getrennt. Ein Anbieter, der auf seiner Website nur E-Rechnung schreibt, hat die Frage nicht beantwortet.
- Kann die Software eine eingehende ZUGFeRD-Datei auslesen und die Daten in die Buchung übernehmen, oder legt sie nur das PDF ab?
- Welche ZUGFeRD-Version wird beim Versand erzeugt? Unter Version 2.1 erfüllt die Datei die Norm nicht.
- Wird XRechnung unterstützt? Das brauchen Sie, sobald ein öffentlicher Auftraggeber dabei ist.
- Wie werden die Dateien archiviert? Die Aufbewahrungspflicht trifft die strukturierte Datei, nicht den Ausdruck.
Aus unserer Prüfung
Erzeugt ZUGFeRD 2.3 und XRechnung und liest eingehende Dateien in die Buchung ein. Für Betriebe ohne Bilanzierungspflicht der kürzeste Weg zur Erfüllung beider Anforderungen.
Die Aufbewahrung ist der Teil, den viele übersehen
Aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte Datei im Original. Ein Ausdruck genügt nicht, und ein PDF, das aus der XML-Datei erzeugt wurde, genügt ebenfalls nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Wer eingehende E-Rechnungen im E-Mail-Postfach liegen lässt, erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit nicht. Das ist der häufigste Fehler in den Betrieben, mit denen wir gesprochen haben.
„Die Empfangspflicht ist technisch trivial und organisatorisch anspruchsvoll. Die meisten Betriebe scheitern nicht am Format, sondern an der Ablage.“
Was wir nicht beantworten können
Ob die Finanzverwaltung in der Übergangszeit bei formalen Mängeln des strukturierten Datensatzes den Vorsteuerabzug versagt, ist nicht abschließend geklärt. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2024 äußert sich dazu zurückhaltend. Wir tragen das nach, sobald belastbare Verwaltungspraxis erkennbar ist.
Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerkanzlei.
Verfasst von
Daniel Hoffmann
Gründer und redaktionell verantwortlich
Daniel Hoffmann betreibt Softwareblick und ist für redaktionelle Fragen und Korrekturen erreichbar.