ERP-Einführung im Mittelstand: warum die Rechnung selten aufgeht

Ein ERP-System ist kein Kauf, sondern ein Projekt. Dieser Satz steht in jedem Ratgeber, und trotzdem kalkulieren Betriebe regelmäßig nur die Lizenz.

Was neben der Lizenz anfällt

• Beratung und Einrichtung durch einen Partner, häufig der größte Posten
• Datenübernahme aus den Altsystemen, inklusive Bereinigung der Stammdaten
• Schulung, gerechnet in Personentagen der eigenen Belegschaft
• Produktivitätsverlust in den ersten Wochen nach der Umstellung
• Anpassungen, die erst im Betrieb sichtbar werden

Die Betriebe, mit denen wir gesprochen haben, nennen für das Gesamtprojekt das Zwei- bis Fünffache der ersten Jahreslizenz. Das ist keine Kennzahl, sondern eine Erfahrungsspanne, und sie streut erheblich.

Drei Stellen, an denen Projekte scheitern

Verschmutzte Stammdaten

Artikelnummern, die zweimal vergeben wurden. Kunden, die dreimal angelegt sind. Das alte System hat damit gelebt, das neue rechnet damit. Die Bereinigung ist unangenehm und gehört vor den Projektstart, nicht mittendrin.

Kein Verantwortlicher im Haus

Ein Projekt, das nebenbei von der Geschäftsführung betreut wird, zieht sich. Es braucht eine Person mit Entscheidungsbefugnis und freigeräumter Zeit. Wer diese Person nicht benennen kann, sollte das Projekt verschieben.

Prozesse, die niemand aufgeschrieben hat

Der Partner fragt, wie Ihre Auftragsabwicklung läuft. Wenn drei Personen drei verschiedene Antworten geben, ist das keine Frage der Software. Diese Klärung ist der eigentliche Wert eines ERP-Projekts und der Teil, der am meisten weh tut.